“Oh het is zeker leuk hoor”, zegt Elke Ahlen van White Goblin Games, een week of drie voor het Spellenspektakel. “Maar het is ook wel heel hard werken”. Duizenden spellenliefhebbers komen in twee dagen over het Oranje-Witte paviljoen in de Jaarbeurs in Utrecht. En om dat mogelijk te maken moet er heel veel werk verricht worden.
Speloptafel sprak uitgebreid met Elke in aflevering 89 van de Speloptafel-podcast. Die vind je hier
“Als je het in manuren bij elkaar zou optellen dan kom je al snel in de honderden uren”, zegt de goedlachse blondine (tevens ook de ene helft van Gobby Spellenkast). “Eerst zijn er een paar mensen mee bezig, maar als het Spellenspektakel dichterbij komt, zijn er steeds meer mensen mee bezig en ook steeds meer tijd.”
Beginnen in december
Volgens Elke is het Spellenspektakel ‘by far’ het grootste en belangrijkste evenement voor White Goblin Games van het jaar. “En eigenlijk begint de voorbereiding al meteen met de evaluatie van de laatste editie, dus dat is ergens in december. Dan gaan we voorzichtig vooruit kijken. Dan parkeren we de zaak even en dan wordt in maart of april weer een bijeenkomst gehouden.”
En bij die bijeenkomst komt eigenlijk iedereen van het bedrijf bij elkaar; van de verkoopafdeling tot het magazijn en de directie. Iedereen heeft een rol. “Dat is ook niet zo gek”, vult Elke aan. “Want iedereen heeft ook wel een rol op die dag. Iedereen is er bij betrokken.”
Tijdens die eerste bijeenkomst wordt er voornamelijk gebrainstormd. Wat kan er anders? Wat kan er gestroomlijnder. “Elk jaar willen we een boodschap overbrengen of iets leuks doen voor onze bezoekers. En aan de hand daarvan gaan we alles inplannen en kijken wie wat doet. De mensen van sales gaan de winkel indelen. Onze copywrighter Anjelika die zorgt voor alle teksten. En de directeuren Jonny en Johan die hebben een beetje de helikopterview en houden alles in de gaten.”
Titels en tafels
Naarmate november dichterbij komt gaar er dus steeds meer tijd zitten in de voorbereiding. Elke: “Dan zit de spellenselectie er al op. Waar hebben we de meeste verwachtingen van. We kijken naar wat er in de voorbestelling al is besteld en wat mensen op sociale media zeggen. Hoeveel wordt gereageerd per aankondiging. En op basis daarvan maken we een ruwe inschatting.”
Dit jaar komt White Goblin Games met een paar zwaardere titels als Black Forest, Yokohama, Barcelona en Gnome Hollow. “Daar komen veel mensen op af, maar ze nemen ook veel ruimte in. Dat neem je mee in het besluit op het indelen van de tafels en het aantal demonstrateurs.”
Tijdens het Spellenspektakel liggen bij White Goblin Games op tafel: Wie Weet Wat, Black Forest, Dierenrijk, Hielenlikkers, Middeleeuwen, Ratjack, Yokohama, Critter Kitchen, Barcelona, Castle Combo, Faraway, Gnome Hollow, Unmatched en King of Tokyo
Maar er worden dan nog meer keuzes gemaakt: hoe lang mag een demonstratie duren (het is gebruikelijk dat op een beurs bij grotere spellen slechts een deel wordt gespeeld) en hoeveel tijd ben je kwijt aan uitleg. Dat zijn allemaal factoren die worden meegenomen bij de indeling.
Vanwege het aantal grote spellen is besloten om wat meer grote tafels in te zetten dit jaar. Dat gaat ten koste van wat staantafels voor korte kaart- en dobbelspelletjes.
En in de tussentijd is er ook van alles geregeld waar het grote publiek niets van meekrijgt. Zo zijn er drie (!) vrachtwagens gereserveerd om alle spullen van Drenthe naar Utrecht te krijgen. “Vorig jaar hadden van die gigantsiche poppen van King of Tokyo”, herinnert Elke zich. “En dat materiaal was zo groot dat dat al zoveel ruimte innam in een vrachtwagen. En met de rest van de aankleding, zit zo’n eerste vrachtwagen al helemaal vol.”
Demonstrateurs
Een van de belangrijkste aspecten voor White Goblin Games zijn de demonstrateurs. Er doen ook dit jaar weer tussen de 80 en 100 vrijwilligers mee, die voor bordspeltegoed één of twee dagen komenspeluitleg komen geven.
“We zijn ze heel dankbaar”, zegt Elke. “Want zonder hen lukt ons dit natuurlijk niet. Iedereen zet zich altijd vol passie in. Dat is geweldig om te zien.”
Vaak worden in juni de eerste mails verstuurd met de vraag of of mensen opnieuw willen uitleggen op het Spellenspektakel. Vervolgens worden, grotendeels op voorkeur van soort spellen, mensen ingedeeld in groepen, zogeheten clusters. Elk groepje krijgt dan een clusterhoofd, die het aanspreekpunt is.
“Vorig jaar hadden we maar een paar groepen, zoals medium- en zware spellen”, legt Elke uit. “Dit jaar doen we het per titel. Je kan namelijk moeilijk verwachten dat iemand die Barcelona uitlegt ook weet hoe Dierenrijk en Black Forest precies werken.”
Kan je helemaal klaar zijn voor het Spellenspektakel? “Nee”, zegt Elke met overtuiging. “Er zijn altijd wat dingen die je niet in de hand hebt. Als volgende week de derde vrachtwagen onderweg een klapband krijgt dan kunnen we daar heel weinig aan doen. Maar vaak kan je er snel op inspelen. En soms moet je dan wat harder lopen. En dan kan je voor de zondag net wat aanpassingen doen, als je ziet dat iets werkt. Maar als we op het laatst weinig hoeven te veranderen, dan weet je dat de voorbereidingen goed waren.”
