Wat komt er allemaal kijken bij een bordspellenbeurs.Want de meeste mensen zien alleen de beurs tijdens de openingstijden, maar er gaat weken, nee, maanden aan voorbereiding aan vooraf.
Speloptafel maakte een uitgebreide reportage over Spel-o-Polis. Deze reportage is hier terug te luisteren. Een deel van de foto’s is gemaakt door Bart van Bordspelmania.
“Eigenlijk begint de voorbereiding van de nieuwe editie op het moment dat de vorige editie is afgelopen”, zegt Sander van bordspellenclub De Bokkesprong. “Het regelen van allerlei zaken als tafel en stoelen. Die bestelling doen we meestal al in de zomer.”
Spel-o-Polis werd dit jaar op 10 februari 2024 voor de derde keer gehouden. De eerste keer was in het kader van het tienjarig jubileum van bordspellenclub De Bokkesprong in Sint-Niklaas. In drie jaar tijd is het uitgeroeid tot een beurs met meer dan duizend bezoekers. De locatie is ‘t Bau-Huis in Sint-Niklaas, een zalencomplex. Dit jaar werd voor het eerst het complete gebouw gebruikt.
Vrijdag 9 februari 07:00 – De eerste vrijwilligers melden zich bij ‘t Bau-Huis in Sint-Niklaas. Een van hen is Sander. “We beginnen met een rondje door de zaal”, legt hij uit. “Dan kijken we vooral wat er mogelijk is en wat er niet mogelijk is.”
Vrijdag 9 februari 07:30 – Nog meer vrijwilligers arriveren bij het zalencomplex. Wat er als eerste gedaan moet worden is het zaalplan uit te tekenen op de vloer van het complex. Dat zaalplan is de afgelopen weken al een paar keer helemaal veranderd en is eigenlijk nog steeds niet definitief.
Vrijdag 9 februari 09:00 – De eerste tafels, rekken en stoelen worden neergezet. Het zijn er bijzonder veel. Sander: “We hebben van drie verschillende organisaties tafels moeten pakken. ‘t Bau-Huis had zelf zo’n 300 stoelen en tafels beschikbaar. Bij de gemeente konden we 500 stoelen krijgen. En dan hadden we ook nog 250 stoelen gehuurd van een bedrijf. Gisteren zijn ook de rekken hier afgeleverd. En gisteravond kwam ik erachter dat we toch nog wat krap zaten in de stoelen en dus hebben we er nog eens honderd besteld.”
Vrijdag 9 februari 16:00 – Terwijl de meeste tafels zijn neergezet begint een deel van de vijftien aanwezige vrijwilligers ook met het opzetten van de eerste spellen. “Daar hebben we morgen geen tijd voor”, zegt Pascal. “Dan moeten we alle laatste dingen regelen”. Onder de eerste spellen die worden opgezet zijn onder meer Earth, Apiary en Forest Shuffle, maar die spellen moeten toch nog achttien uur geduld hebben voordat ze voor het eerst gespeeld worden.
In hal twee, de grote hal, hebben Asmodee en HOT Games inmiddels ook al helemaal hun standplaats in orde gemaakt. “Ik denk dat de man van HOT Games hier ergens in de buurt in een hotel verblijft”, glimlacht Pascal. “Maar zijn standplaats is wel al helemaal klaar.” Ook de winkel van Adriaensen ziet er helemaal tip-top op.
Vrijdag 9 februari 20:00 – Moe en voldaan trekken de laatste vrijwilligers de deur achter zich dicht van ‘t Bau-Huis. Een groot deel van de voorbereidingen zit er dan al op.
Zaterdag 10 februari 07:00 – De eerste vrijwilligers melden zich weer bij ‘t Bau-Huis. Samen met de conciërge lopen ze een rondje door het pand. Die moet namelijk nog zijn goedkeuring geven, voordat het hele evenement doorgaat. De belangrijkste vereiste is of alle nooduitgangen wel toegankelijk zijn. Er worden geen problemen vastgesteld. Het evenement kan dus doorgaan.
Zaterdag 10 februari 07:30 – Pascal komt ‘t Bau-Huis binnen. “En ik ben niet eens de vroegste”, vertelt hij lachend.
Zaterdag 10 februari 08:00 – Na een inspectieronde door het gebouw neemt Pascal plaats achter de tafel van de tombola. Of tenminste, wat de tombola moet worden. Er worden heel wat lootjes in enveloppen gedaan. “We vragen geen staangeld aan de uitgevers”, vertelt Pascal. “We vragen alleen of de uitgevers van alle spellen die ze demonstreren of ze daar er ook een kopie van willen doneren aan de tombola.”
In hal twee komen ook de eerste uitgevers binnen. Piet die namens White Golbin Games het demo-team runt, laat weten dat hij een extra grote ploeg heeft meegenomen. “Normaal gesproken komen sommige vrijwilligers pas aan het einde van de middag aan hun lunch toe, maar misschien is dat vandaag anders.”
“Het belang van dit soort beurzen is groot”, voegt Wibo van HOT Games eraan toe. “We hebben hier direct contact met het publiek. We zien dan hoe de mensen reageren op de spellen. We kunnen promotie maken voor ons spellen. Daarnaast zijn dit soort beurzen ook goed voor je contacten, bijvoorbeeld met andere uitgevers.”
Zaterdag 10 februari 09:00 – Steeds meer vrijwilligers melden zich bij de ingang van ‘t Bauhuis. “We hebben ongeveer tachtig vrijwilligers hier rondlopen”, legt Van Nauw uit. “Dan gaat het niet alleen om mensen van De Bokkesprong, maar ook om vrijwilligers van uitgevers of van andere spellenclubs.
De vrijwilligers tekenen een formulier, zodat ze in aanmerking komen voor een vergoeding. “Het is toch logisch dat als je club zoiets als dit organiseert, dat je dan meewerkt”, zegt een van de vrijwilligers die vandaag achter de bar staat. “Het levert bekendheid op en ook nog wat inkomsten voor de club.”
Ook tal van leden van andere spellenclubs komen binnen. Zeven verschillende clubs hebben een of meerdere tafels tot hun beschikking. “Wij hebben First Rat, Libertalia en Gizmos meegenomen”, vertelt een lid van Winning Moves uit Lokeren. “Van alles wat dus. Het is gewoon om met spellen bezig te zijn. Of je nu zelf speelt of om andere mensen helpt om aan het spelen te gaan. Het is beide leuk.”
Zaterdag 10 februari 09:30 – Sander kijkt druk in de rondte in de gang tussen de foyer en hal twee. Een van de standhouders heeft zich afgemeld door ziekte. “Ik heb dus een beetje met tafels en stoelen moeten schuiven. Een van de andere spellenclubs heeft nu iets meer ruimte gekregen. Dat zijn de typische dingen waar je in de laatste uren mee te maken krijgt. Nog wat mensen die toch een extra stoel of tafel willen hebben. Dat soort problemen worden nu opgelost.”
Voor de tweedehandswinkel staat inmiddels een fikse rij. Vrijwilligers, uitgevers en anderen mogen al voor de opening hun spellen inleveren, zodat er geen kostbare beurstijd verloren gaat. “De vorige keer heb ik acht spellen verkocht, maar ook dertien nieuwe meegenomen. Ik denk niet dat ik vandaag met meer geld naar buiten loop dan dat ik heb meegenomen”, zegt hij lachend.
Zaterdag 10 februari 10:00 – Er staat zowaar een rij voor de ingang als de beurs open gaat. En om klokslag tien uur mogen de mensen de speelhallen in. De laatste vrijwilligers, die dan net een praatje maken, omdat alles al klaar staat, spoeden zich naar de tafels om de mensen tekst en uitleg te bezorgen.
Zaterdag 10 februari 12:00 – Pascal maakt een drukke, maar tegelijkertijd een relaxte indruk, als hij door de hallen loopt. Hij geeft ook uitleg bij het spellenplein van De Bokkesprong. “Maar nu had ik even niks en dan kijk ik even rond. Het gaat fantastisch. Ik denk dat het sneller volloopt dan vorig jaar. Ongeveer de helft van de mensen die kaartjes kochten in voorverkoop is binnen. Maar het is geweldig. Het was een heel jaar hiernaartoe werken en nu is het oogsten.”
Zaterdag 10 februari 13:00 – Ook Sander kijkt tevreden rond. Het wordt nog een lange dag. “De beurs stopt om zes uur, tenminste dan gaan de hallen twee en drie dicht. Dan helpen de vrijwilligers van de spellenclubs en de uitgevers met opruimen. Daarna beginnen we ook met opruimen. Ik mag dan coördineren waar alle tafels en stoelen heengaan. Alles moet op de juiste kar gezet worden. Het zijn tenslotte vijf verschillende type tafels. Dat gaat nog een huzarenstukje worden.”
De verwachting is dat alles rond middernacht is opgeruimd. “Het grote voordeel daarvan is dat als we klaar zijn, we niet meer hoeven terug te komen. Dan hoeven we morgen alleen nog maar de rekken terug te brengen.”
En over een paar weken worden vast wel de eerste plannen gemaakt voor de volgende editie van Spel-o-Polis. Die is op 8 februari 2025.
